Neem contact met ons op

Informatiebeveiliging

In veel organisaties zijn MFP’s (Multifunctionele printers) tegenwoordig een belangrijk onderdeel van de document workflow en de bedrijfsprocessen, en vormen daarom ook een potentiële zwakke plek in uw informatie- en netwerkbeveiliging.

Sharp biedt een uitgebreide serie geavanceerde beveiligingsoplossingen die ontwikkeld zijn om uw vertrouwelijke informatie te beschermen als het wordt afgedrukt, gekopieerd, gescand of gefaxt of verzonden via uw netwerk.

Organisaties geven aanzienlijke bedragen uit om hun digitale middelen te beschermen tegen bedreigingen, maar vergeten vaak één van de meest integrale apparaten die tegenwoordig gebruikt worden - de MFP op kantoor. 

Hoe geavanceerder en geïntegreerder de MFP's worden, hoe groter het risico voor vertrouwelijke informatie tijdens het kopiëren, afdrukken, scannen en faxen. Alle bedrijven hebben de verantwoordelijkheid om de data die zij bezitten over hun klanten en medewerkers te beschermen. Op 25 mei 2018 zal de nieuwe Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG - General Data Protection Regulation - GDPR)  van de Europese Unie in alle landen van de EU in werking treden.

Het uitgebreide beveiligingsaanbod van Sharp, dat hardware en software producten combineert met uitgebreide ervaring in technische consultancy en managed printservices kan uw bedrijf helpen om op dat gebied aan de GDPR te voldoen.

Ervaring waarop u kunt bouwen

Sharp was 's werelds eerste producent van MFP's die het onderwerp beveiliging in digitale imaging aanpakte. Hiermee ontving het de eerste Common Criteria validatie voor een MFP in 2001 en kreeg het als eerste een EAL 4 rating voor een databeveiligingspakket. We worden nog steeds gezien als een van de grootste innovators op het gebied van veiligheid in de sector en bedrijven en overheidsinstellingen over de hele wereld vertrouwen op Sharp voor de beveiliging van hun vertrouwelijke informatie tegen ongeautoriseerde toegang.  

Eind-tot-eind documentbescherming

Sharp biedt een scala aan geavanceerde beveiligingsoplossingen die uw informatie en documenten beschermen tegen een veelvoud aan bedreigingen, inclusief de meest aanhoudende en vastbesloten aanvallen, terwijl het ook voldoet aan de wettelijke vereisten inzake naleving. Als deze worden gecombineerd bieden ze een nagenoeg ondoordringbare eind-tot-eind bescherming in de volledige levenscyclus van een document.

Beveiligde toegangscontrole

De Sharp Security Suite beperkt wie toegang heeft tot een MFP en waar de gebruiker de machine voor kan gebruiken. Het controleert wie er directe toegang (tot de MFP) mag hebben door verificatie van de gebruiker en beperkt de toegang tot het netwerk met toegangspassen, Pincode of een combinatie van gebruikersnaam en wachtwoord. Alle gebruikersgegevens worden met de MFP gecommuniceerd via een combinatie van beveiligingsprotocollen waarmee het onderscheppen van data wordt vermeden.

Netwerkbeveiliging

De MFP's van Sharp hebben een intelligente netwerkinterface die de toegang voor bepaalde computers in het netwerk kan beperken en dat selectief een protocol of servicepoort op iedere machine kan in- of uitschakelen. Alle communicatie naar of vanuit de MFP kan gebruikmaken van SSL/TLS voor beveiligde transmissie over het netwerk, en de meeste machines ondersteunen ook SMB, IPv6, IPSec, 802,1X en SNMPv3. 

Faxbeveiliging

De MFP's van Sharp bieden een logische scheiding tussen de fax telefoonlijn en LAN, dus is het nagenoeg onmogelijk voor aanvallers om zich toegang te verschaffen tot de interne systemen van de MFP of het lokale netwerk. Extra beveiligingsfuncties omvatten onder andere het uitschakelen van verzenden, het toestaan of weigeren van de ontvangst van specifieke nummers, en gebruikersverificatie.

Document- en e-mail-beveiliging

Of u nu scant, afdrukt of e-mailt, gevoelige documenten worden standaard beveiligd dankzij Sharp’s RSA versleutelde Adobe PDF files en het gebruik van SSL/TLS protocollen en S/MIME e-mailversleuteling voor veilig e-mailverkeer. De optionele Data Security Kit verwijdert ook eventuele restdata door het tot tien keer te overschrijven.

Audit trail beveiliging

Een nauwkeurig controlespoor en de job log functies van Sharp bieden uitgebreide controlemogelijkheden op alle gebruikersactiviteiten, die kunnen worden gelogd, bekeken en gearchiveerd. Verder is het mogelijk event logs te bewaken en te bekijken, bijvoorbeeld wanneer welke instellingen zijn veranderd of welke IP-adressen toegang hebben gehad tot de machine.

Beveiliging bij afgedankte machines

De “End-of-Lease” functie op bepaalde Sharp systemen zorgt ervoor dat alle vertrouwelijke data digitaal vernietigd wordt voordat de MFP wordt opgehaald en teruggaat naar het leasebedrijf.

Waarom is de GDPR zo belangrijk?

Het is een belangrijke verandering omdat de hoeveelheden data die bedrijven nu opslaan en gebruiken volkomen anders is dan de data die zij in 1995 opsloegen, toen de vorige EU wetgeving in de Gegevensbeschermingsrichtlijn werd opgesteld.

Doel van de GDPR

Het doel van de GDPR (officieel Regulation (EU) 2016/679) is het bieden van relevante regelgeving voor de digitale wereld van vandaag en het beschermen van persoonlijke gegevens die tegenwoordig verzameld, opgeslagen en gebruikt worden voor veel grotere en gedetailleerde analyses ten behoeve van de besluitvorming en voor marketingdoeleinden dan voorheen. 

De GDPR en documentbeveiliging

Hoewel de GDPR zich veelal richt op het beschermen van online data, is het ook van toepassing op fysiek opgeslagen data, wat betekent dat bedrijven dienen na te gaan wat er gebeurt met de informatie die zij afdrukken, kopiëren, scannen en faxen. Papieren versies die een MFP genereert en die op de uitvoer blijven liggen of worden weggegooid in onbeveiligde papierbakken zijn kwetsbaar voor ongeautoriseerde inzage en kunnen worden beschouwd als een schending van het beschermen van persoonlijke gegevens.

Onbeveiligde printers en MFP's in een netwerk zonder versleuteling en dataverwijdering kunnen ook een risico vormen. De digitale kopieën van documenten die zijn opgeslagen op deze machines kunnen een doel worden voor hackers die informatie willen stelen en zonder ingebouwde firewall kunnen ze worden gebruikt als een platform om een netwerk binnen te dringen om andere systemen aan te vallen.

Hoe Sharp kan helpen bij de naleving van de GDPR

Sharp biedt een uitgebreide serie beveiligingsoplossingen die u mede helpen op het gebied van kantoorapparatuur voor dat onderdeel te voldoen aan de GDPR wetgeving, inclusief de nieuwste ingebouwde technologie en beveiligingsfuncties in de hardware van de MFP's van Sharp, en oplossingen voor veilig afdrukken en documentmanagement.