Documentbeveiliging

Bescherm jouw bedrijfsinformatie

Bedrijven verwerken veel informatie, maar hebben vaak geen goed zicht op hoe het allemaal geproduceerd, opgeslagen, gedeeld en geraadpleegd wordt. Dit leidt onvermijdelijk tot potentiële beveiligings- en nalevingsrisico’s, waaronder gegevensinbreuken, onbeveiligde bestanden, menselijke fouten en ongeoorloofde toegang tot informatie.

Bovendien kan de printomgeving van een organisatie fungeren als een gemakkelijke toegangspoort tot het bedrijfsnetwerk, omdat printers en kopieerapparaten vaak buiten het IT-beveiligingsbeleid worden gelaten. Het is een belangrijke kwetsbaarheid die kwaadwillende partijen actief proberen te misbruiken. De gemiddelde kosten van een print gerelateerde gegevensinbreuk zijn in Europa inmiddels opgelopen tot € 978.000*. Daarbij kan het een grote, langdurige reputatieschade veroorzaken.

* “Print Security Landscape, 2020” onderzoek door Quocirca

Man-pressing-lock-icon-on screen

Documenten beveiligen

Documentbeveiliging is alleen doeltreffend als het een essentieel onderdeel is van de strategie voor Document & Print Management van een organisatie. Hierbij moet je rekening houden met alle zes fasen van de levenscyclus van het document:

  • Vastleggen – Het ‘binnenbrengen’ van informatie, of het nu gaat om het scannen van papieren documenten, het controleren van e-mails of het maken en opslaan van documenten vanuit een toepassing.
  • Opslaan – Het opslaan van documenten in een papieren, digitale of hybride omgeving.
  • Beheren – Het beheren van de toegangsrechten van gebruikers, het bijhouden van versies om ervoor te zorgen dat gebruikers aan de nieuwste documenten werken en het beheren van auditsporen om elke activiteit met betrekking tot een document te registreren.
  • Bewaren – Ervoor zorgen dat documenten lang genoeg worden bewaard en vervolgens op een veilige manier worden verwijderd.
  • Delen – Ervoor zorgen dat documenten op de meest effectieve manier veilig worden gedeeld met andere gebruikers of zakenpartners.
  • Integreren – Mogelijk maken dat informatie kan worden uitgewisseld tussen bedrijfstoepassingen, zoals boekhoud- of ERP-systemen
People-sat-around-desk-in-a-meeting

Meer beschermen en meer doen

Onze oplossingen en diensten voor het beheren van documentbeveiliging vormen een belangrijk onderdeel van onze Document en Printing Services. Ze lossen de uitdagingen op rond het veilig houden van jouw bedrijfsdocumenten en helpen je meer werk gedaan te krijgen met behulp van intuïtieve workflow- en automatiseringstools.

We bieden de expertise, ondersteuning en hulpmiddelen om je te helpen bij het ontwikkelen en beheren van jouw documentbeveiligingsbeleid. We helpen je bij het beschermen van jouw vertrouwelijke informatie gedurende de gehele levenscyclus, ongeacht hoe deze wordt vastgelegd, opgeslagen, afgedrukt of gedeeld. Bovendien helpen onze veilige oplossingen voor document management je te voldoen aan de nieuwste beveiligingsvoorschriften, zoals de AVG. Onze managed print services geven je ook de optie om het allemaal door ons te laten

Hands holding GDPR file in office

Voordelen van Sharp's documentbeveiliging

  • Effectief document management – Jouw bestanden worden opgeslagen in gestructureerde en veilige gegevensopslagplaatsen in de cloud.
  • Extra afdrukbeveiliging – Jouw documenten worden beveiligd met printcontroletechnologie die ervoor zorgt dat er geen gevoelige informatie onbeheerd achterblijft in de uitvoerlade van de printer. Daarnaast voeg je watermerken toe aan de afgedrukte documenten waaruit blijkt wie ze heeft afgedrukt, op welke tijd en welke datum.
  • Verhoogde documentbeveiliging – Alleen geautoriseerde gebruikers kunnen documenten scannen en je stelt controlemaatregelen in om te bepalen naar welke bestemmingen documenten verzonden mogen worden. Je brengt een extra beveiligingsniveau aan door wachtwoorden toe te voegen aan documenten die zijn gescand in pdf-formaat.
  • Verbeterde documentcontrole – Je kunt verborgen tekst en patronen insluiten in de achtergrond van documenten. Bij een poging om het document te kopiëren, wordt de verborgen tekst zichtbaar, zodat je een kopie gemakkelijk van het origineel onderscheidt. Een Sharp kopieerapparaat herkent de verborgen patronen zelfs om te voorkomen dat het document überhaupt wordt gekopieerd.
Printer-office-people working at desks