Privacybeleid van Sharp Electronics Benelux B.V.

Privacybeleid voor gegevens 

1. Inleiding

In deze privacyverklaring wordt uitgelegd hoe Sharp persoonsgegevens verzamelt en gebruikt, en wordt beschreven welke rechten u heeft met betrekking tot uw persoonsgegevens. 

Als verantwoordelijke organisatie hebben we tal van technische en organisatorische maatregelen genomen om de meest volledige bescherming te garanderen van alle persoonsgegevens die door ons worden verwerkt, om te voldoen aan de vereisten van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (“AVG”), en in overeenstemming met landspecifieke regelgeving voor gegevensbescherming.

Sharp verwerkt persoonsgegevens voor verschillende doeleinden. We verzamelen deze gegevens rechtstreeks van u, bijvoorbeeld als u ons inschakelt om diensten aan u te verlenen of we kunnen uw persoonsgegevens verkrijgen uit openbaar beschikbare bronnen (bijv. LinkedIn), of uw gegevens verwerken op basis van het verlenen van diensten aan uw werkgever (als onze klant).

Deze privacyverklaring is bedoeld om de aspecten en scenario's te behandelen van de persoonsgegevens die door Sharp worden verwerkt. Deze verklaring wordt verder aangevuld met specifieke privacyverklaringen die aan u worden verstrekt op het moment dat uw persoonsgegevens worden verzameld. 
 

2. Naam en adres van de gegevensverwerker

De verantwoordelijke voor de verwerking van gegevens, volgens de doeleinden van de AVG, andere gegevensbeschermingswetten die van toepassing zijn in de lidstaten van de Europese Unie en andere bepalingen met betrekking tot gegevensbescherming is:

Sharp Electronics Benelux B.V.
Papendorpseweg 75
3528 BJ Utrecht
Nederland 
Telefoon: 030-6359500
E-mail: avg@sharp.eu (voor vragen over gegevensbescherming)
Website: www.sharp.nl  

Er is ook een secundaire verantwoordelijke voor de verwerking van gegevens van deze website:
Sharp Electronics Gmb
Nagelsweg 33-35
20097 Hamburg
Duitsland
Telefoon: +49 (0)40 2376-0
E-mail: DSchott@intersoft-consulting.de

Elke Sharp-organisatie binnen Europa is zelf verantwoordelijk is voor de verwerking van persoonsgegevens en u dient dan ook het Privacybeleid te raadplegen op elk lokale websitedomein van het land (bijv. sharp.co.uk, sharp.fr, sharp.de) waartoe u toegang heeft of waar u woont.

Als verantwoordelijke voor de verwerking van gegevens zijn we verantwoordelijk voor hoe we persoonsgegevens bewaren, gebruiken en veilig houden. Het betekent ook dat we verantwoordelijk zijn voor het reageren op verzoeken die u indient met betrekking tot hoe uw persoonsgegevens worden gebruikt. Als u vragen heeft over de manier waarop uw persoonsgegevens worden verwerkt, kunt u contact met ons opnemen via deze gegevens:

E-mail: avg@sharp.eu

U kunt op elk moment rechtstreeks contact opnemen met onze functionaris voor gegevensbescherming met vragen en suggesties met betrekking tot gegevensbescherming.
 

3. Naam en adres van de functionaris voor gegevensbescherming
Artikel 27 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming van het Verenigd Koninkrijk (VK AVG) vereist dat organisaties die niet in het Verenigd Koninkrijk (VK) zijn gevestigd, een vertegenwoordiger in het Verenigd Koninkrijk aanwijzen als ze onderworpen zijn aan de AVG-wetgeving van het Verenigd Koninkrijk.

Sharp Electronics Benelux B.V. kan verwerkingsactiviteiten uitvoeren waarop de AVG-wetgeving van het VK van toepassing is. Om die reden heeft Sharp Electronics Benelux B.V. een vertegenwoordiger aangesteld in overeenstemming met de AVG-wetgeving van het Verenigd Koninkrijk om namens hen op te treden als en wanneer zij gegevensverwerkingsactiviteiten uitvoeren waarop de AVG-wetgeving van het Verenigd Koninkrijk van toepassing is, in overeenstemming met de artikelen 13 en 14 van de AVG-wetgeving van het Verenigd Koninkrijk. Een dergelijke benoeming is niet bedoeld als een erkenning dat de AVG-wetgeving van het VK van toepassing is op een van hun verwerkingsactiviteiten.

De vertegenwoordiger voor gegevensbescherming van de verwerkingsverantwoordelijke is: 

Sharp Electronics Europe Ltd., opgericht en geregistreerd in Engeland en Wales met maatschappelijke zetel te 4 Furzeground Way, Stockley Park, Uxbridge, UB11 1EZ 
E-mail: DPOEurope.SEE@sharp.eu
 

4. Persoonsgegevens

Deze privacyverklaring heeft betrekking op alle persoonsgegevens die door Sharp worden verwerkt. “Persoonsgegevens” betekent alle informatie met betrekking tot een persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name door te verwijzen naar een identificator zoals een naam, een identificatienummer, locatiegegevens of een online identificator. 

Persoonsgegevens verwijzen ook naar één of meer factoren die specifiek zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, mentale, economische, culturele of sociale identiteit van een persoon.

Het omvat ook gevoelige persoonsgegevens (bijzondere categoriegegevens zoals vermeld in de AVG), waaronder:
o    Raciale of etnische afkomst
o    Politieke meningen
o    Religieuze of filosofische overtuigingen
o    Lidmaatschap van een vakbond
o    Genetische gegevens
o    Biometrische gegevens
o    Fysieke of mentale gezondheid of conditie
o    Seksleven of seksuele geaardheid

Gevoelige persoonsgegevens omvatten ook persoonsgegevens met betrekking tot strafrechtelijke veroordelingen en overtredingen.

5. Welke gegevens worden verwerkt 

We verzamelen persoonsgegevens wanneer u een account bij ons aanmaakt, producten of diensten van ons koopt, formulieren invult, een melding of kennisgeving doet over onze producten of diensten, telefonisch contact met ons opneemt, e-mailt of op een andere manier rechtstreeks met ons communiceert.
Hieronder definiëren we soorten persoonsgegevens die door ons worden verwerkt, afhankelijk van de omstandigheden waarin persoonsgegevens worden verzameld. We verzamelen de volgende soorten persoonsgegevens van u: 

5.1. Bezoekers van onze website 
Persoonsgegevens die we over u verzamelen wanneer u onze site bezoekt, vallen in twee categorieën.

1)    Informatie die rechtstreeks door u wordt verstrekt

We verzamelen persoonsgegevens die u vrijwillig via onze site verstrekt, bijvoorbeeld bij het invullen van contactformulieren, het aanmelden voor een nieuwsbrief, het gebruik van een van onze online portalen, het aanmelden voor onze marketingberichten, deelnemen aan enquêtes of deelname aan evenementen die we organiseren. De informatie die we over u verzamelen, omvat het volgende:
•    Naam
•    Functietitel, functieniveau of functie, rol
•    Bedrijf of organisatie
•    Bedrijfsgegevens
•    Contactgegevens, waaronder uw primaire e-mail, e-mailadres en telefoonnummers
•    Demografische informatie, zoals industrie, land, postcode, voorkeuren en interesses
•    Andere informatie die relevant is voor klantenenquêtes of vergelijkbaar onderzoek
•    Informatie die relevant is voor het uitvoeren van onze diensten aan u
•    Alle andere persoonsgegevens die u vrijwillig aan ons verstrekt

We verzamelen niet opzettelijk gevoelige persoonsgegevens, tenzij u ons dergelijke gegevens verstrekt. Hoewel er op de site tekstvakken kunnen zijn waar u informatie kunt invoeren, zijn we niet van plan om gevoelige persoonsgegevens te verwerken. Wij raden u aan daarom ook af te zien  van het verstrekken van dergelijke gegevens. Als u ervoor kiest om gevoelige, persoonlijke informatie op deze manier te verstrekken, erkent u toestemming te hebben gegeven voor het verzamelen en verwerken van deze gevoelige informatie.

2)    Automatisch verzamelde informatie

Wanneer u onze site bezoekt, verzamelen we automatisch gegevens van uw apparaat, zoals uw IP-adres, apparaattype, uniek apparaatidentificatienummer, browsertype, brede geografische locatie (bijv. locatie op land- of stadsniveau) en andere technische informatie. We kunnen ook informatie verzamelen over hoe u en uw apparaat omgaan met de inhoud op onze site, bijv. links waarop geklikt werd of informatie die geopend werd.

We verzamelen deze informatie om meer inzicht te krijgen in de bezoekers van onze site, waar ze vandaan komen en welke inhoud op onze sites voor hen interessant is. Deze informatie kan verder worden gebruikt voor analyse- en kwaliteitsdoeleinden. Meer informatie over hoe Sharp automatisch verzamelde gegevens gebruikt, waaronder cookies en andere soortgelijke trackingtechnologie, wordt uitgelegd in ons cookiebeleid.

Onze site gebruik van verschillende plug-ins voor sociale media. Raadpleeg sectie 4.6 van het cookiebeleid voor meer informatie over het gebruik ervan.

5.3 Contactpersonen in onze CRM-systemen

We verwerken persoonsgegevens over onze zakelijke contacten (bijv. bestaande, voormalige of potentiële klanten, inclusief personen die bij hen in dienst zijn en andere zakelijke contacten) in onze systemen voor klantrelatiebeheer (CRM).
Onze CRM-systemen bieden ondersteuning aan het bedrijf en faciliteren onze marketingactiviteiten. Sharp gebruikt de informatie die in dergelijke systemen is vastgelegd om informatie over producten, marketingmaterialen, enquêtes en uitnodigingen voor evenementen van Sharp te delen met contactpersonen.
We verwerken de volgende categorieën persoonsgegevens in onze CRM-systemen:
•    Naam, functietitel, adres, e-mailadres, telefoon- en faxnummers
•    Naam van werkgever of organisatie waaraan de persoon is gekoppeld
•    Marketingvoorkeuren
•    Reacties op uitnodigingen en bevestigingen van deelname aan evenementen
•    Alle andere informatie die vrijwillig door u wordt verstrekt in de loop van onze zakelijke relatie

We verzamelen niet opzettelijk gevoelige persoonsgegevens, tenzij u ons dergelijke gegevens verstrekt (bijvoorbeeld speciale dieetvereisten die uw religieuze overtuiging of voedselallergieën onthullen), als u een van onze evenementen bijwoont. Het verzamelen van dergelijke gegevens is onderworpen aan specifieke privacyverklaringen, die relevant zijn voor het evenement dat u bijwoont. 

5.4 Deelnemers aan evenementen van Sharp 

We verwerken persoonsgegevens over deelnemers aan evenementen die door Sharp worden georganiseerd, waaronder vergaderingen, conferenties, leersessies en webinars. We kunnen verschillende toepassingen en online platforms gebruiken om registratieprocessen voor evenementen te beheren. Houd rekening met deze privacyverklaringen en lees deze zorgvuldig door wanneer u uw persoonsgegevens verstrekt voor deelname aan het evenement.
We verwerken de volgende categorieën persoonsgegevens, dit kan per evenement en gebeurtenis verschillend zijn: 
•    Naam, leeftijd of geboortedatum
•    Informatie over het personeel van de klant (thuis, kantoor en bedrijfsinformatie)
•    Creditcard- of betaalkaartnummer
•    Klantinformatie (thuis, kantoor en bedrijfsinformatie)
•    E-mailadres
•    Geslacht
•    Thuis of ander fysiek adres
•    Namen van werkgevers 
•    Rol (functietitel)
•    Paspoort nummer
•    Telefoon- of faxnummers
•    Voedselallergieën of dieetwensen 
•    Kledingmaat  

We verzamelen niet opzettelijk gevoelige categoriegegevens, tenzij u ons dergelijke gegevens verstrekt (bijvoorbeeld speciale dieetvereisten die uw religieuze overtuiging, voedselallergieën of andere gegevens met betrekking tot uw gezondheid die nodig zijn om deelnemers te ondersteunen en hun deelname aan run-evenementen van Sharp te vergemakkelijken).

Sharp kan foto's en audio- of video-opnamen maken in openbare ruimtes van de evenementen van Sharp. Na het evenement kunnen opnamen verder worden bewerkt voordat ze worden gepubliceerd of gedistribueerd voor marketingdoeleinden. 

5.5 Personen die onze platforms en applicaties gebruiken 

Wij verlenen externe gebruikers, waaronder onze klanten en hun eindgebruikers, toegang tot verschillende door ons beheerde toepassingen, zoals onze partnerportaaldienst of onze online opleidingsdienst (Academy). Alle persoonsgegevens die via deze toepassingen worden verzameld (bijv. naam, e-mailadres, gegevens en tijdstip van registratie) worden vastgelegd om de personen deze dienst te bieden, hun identiteit te verifiëren en hen een veilige login te bieden op een beschermde online omgeving. Het stelt Sharp ook in staat om toegang te verlenen of te weigeren als gevolg van misbruik van service. Alle toepassingen van derden die door Sharp worden geleverd, zijn onderworpen aan hun eigen privacyverklaring. Maak uzelf vertrouwd met de inhoud en lees deze zorgvuldig door wanneer u onze platforms en toepassingen gebruikt. 

5.6 Personen die onze sociale mediasites bezoeken en interactie hebben met onze sociale mediatools 

Sociale mediasites
Sharp gebruikt verschillende sociale mediaplatforms voor werving, marketing en bedrijfsontwikkeling. We gebruiken sociale media om wervingsmogelijkheden bij Sharp te adverteren en om producten, diensten en merken te promoten.

Houd er rekening mee dat Sharp wel verantwoordelijk is voor de inhoud die het publiceert via sociale mediaplatforms, maar niet verantwoordelijk is voor het beheer en de administratie van sociale mediaplatforms. U moet uzelf altijd vertrouwd maken en alle wettelijke- en privacy voorwaarden die door deze sociale mediaplatforms worden opgelegd zorgvuldig lezen. Als u vragen heeft over hoe het sociale mediaplatform uw gegevens gebruikt, moet u rechtstreeks contact opnemen met de platformprovider. 
In sommige omstandigheden kan Sharp geaggregeerde gegevens verkrijgen van deze aanbieders van sociale mediaplatforms, bijv. het aantal “likes” in reactie op door Sharp gepubliceerde inhoud en berichten, het aantal bezoekers dat zich bezighoudt met onze berichten of informatie over links waarop is geklikt en gedownloade inhoud. 

Plug-ins voor sociale media 
Plug-ins voor sociale media worden ook op onze site geïmplementeerd, bijv. een specifieke knop waarmee de site een rechtstreekse verbinding met de server van het relevante sociale-mediaplatform tot stand brengt. Als gevolg van een dergelijke rechtstreekse verbinding zal de aanbieder van de sociale media op de hoogte worden gebracht van de relevante pagina op onze site die de link heeft geactiveerd. Als u het delen van dergelijke gegevens wilt voorkomen, moet u uw instellingen binnen uw sociale media-accounts controleren voordat u onze website bezoekt, omdat Sharp geen invloed heeft op hoe de gegevens worden verzameld met behulp van plug-ins voor sociale media. 

Onze site gebruikt de volgende plug-ins, widgets:

•    Twitter 

Functies van de Twitter-service zijn geïntegreerd in onze site. Wanneer u Twitter en de “retweet”-functie gebruikt, zijn de websites die u bezoekt verbonden met uw Twitter-account en bekend gemaakt aan andere gebruikers. Als u nog niet bent ingelogd op uw Twitter-account, zal een klik op een Twitter-knop u de inlogpagina van Twitter tonen, waar u uw inloggegevens kunt invoeren. Hierbij worden ook gegevens overgedragen naar Twitter. We willen erop wijzen dat we geen kennis hebben van de inhoud van de verzonden gegevens of hoe deze door Twitter zullen worden gebruikt. Raadpleeg voor meer informatie het privacybeleid van Twitter.

•    YouTube

Onze site maakt gebruik van plug-ins van YouTube, die worden beheerd door Google. Als u een van onze pagina's bezoekt waarop een plug-in van YouTube staat, is dat een verbinding met de servers van YouTube. Hier wordt de YouTube-server geïnformeerd over welke pagina's u heeft bezocht.

Als u bent ingelogd op uw YouTube-account, kunt u met YouTube uw surfgedrag rechtstreeks aan uw persoonlijke profiel koppelen. U kunt dit voorkomen door uit te loggen op uw YouTube-account. Als u nog niet ingelogd bent, kunt u door op een YouTube-knop te klikken naar de YouTube login pagina gaan, waar u uw inloggegevens kunt invoeren.

Zie voor meer informatie het privacybeleid van Google.

•    LinkedIn Lead Gen Forms

Sharp gebruikt LinkedIn Lead Gen Forms voor door Sharp gesponsorde inhoud, en gesponsorde LinkedIn InMails voor wervings-, bedrijfsontwikkelings- en marketingcampagnes. Zodra LinkedIn-leden op de advertentie van Sharp klikken, zien ze een formulier dat vooraf is ingevuld met informatie van hun LinkedIn-profiel, zoals hun naam, contactgegevens, bedrijfsnaam, anciënniteit, functietitel en locatie. Zodra een LinkedIn-lid een leadformulier indient, wordt hij/zij verbonden met Sharp. Klik hier voor het privacybeleid van LinkedIn.

•    Google Maps

Onze site gebruikt de kaartservice van Google Maps via een API (Application Programming Interface). Om Google Maps te gebruiken, moet u uw IP-adres opslaan. Deze informatie wordt over het algemeen naar een server van Google in de Verenigde Staten omgezet en daar opgeslagen. We hebben geen invloed op deze gegevensoverdracht. Zie voor meer informatie het privacybeleid van Google.

5.7 Personen die via e-mail corresponderen met Sharp

Sharp gebruikt verschillende tools om de beveiliging van onze IT-infrastructuur te handhaven, waaronder onze e-mailfaciliteiten. Voorbeelden van dergelijke hulpmiddelen zijn:
-    Systemen die inkomende e-mails naar ontvangers van Sharp scannen op verdachte bijlagen en URL's, om malware-aanvallen te voorkomen
-    Tools die end-point beveiligingsdetectie bieden om kwaadaardige aanvallen op te sporen
-    Hulpmiddelen die bepaalde inhoud of websites blokkeren

Als u via e-mail met een ontvanger van Sharp correspondeert, zullen uw e-mails worden gescand door de hulpmiddelen die Sharp gebruikt om de veiligheid van haar IT-infrastructuur te handhaven, wat ertoe kan leiden dat de inhoud wordt gelezen door geautoriseerd personeel van Sharp dat niet de beoogde ontvanger is.

5.8 Sollicitanten 

We verwerken persoonsgegevens voor wervingsdoeleinden, om het beheer van onze beschikbare arbeidsmogelijkheden te vergemakkelijken en om uw vaardigheden, ervaring en opleiding te koppelen aan specifieke functies die door Sharp worden aangeboden. Dergelijke gegevens kunnen rechtstreeks van de kandidaat of van andere derden over de kandidaat worden verzameld. 

In het algemeen verzamelen we de volgende soorten persoonsgegevens:
•    Cv's
•    Identificatiedocumenten
•    Academische dossiers
•    Werkgeschiedenis
•    Arbeidsinformatie en referenties.

Deze informatie wordt doorgegeven aan de relevante wervingsmanagers en personen die betrokken zijn bij het wervingsproces om te beslissen of u wordt uitgenodigd voor een sollicitatiegesprek. Sharp zal verdere informatie verzamelen als u wordt uitgenodigd voor het gesprek (of een gelijkwaardig gesprek) en daarna. Dergelijke informatie omvat gespreksnotities, beoordelingsresultaten, feedback en aanbiedingsdetails.
Als onderdeel van ons wervingsproces kunnen we ook speciale persoonsgegevens verzamelen van kandidaten waar we een arbeidsrechtelijke verplichting hebben om dit te doen. Deze informatie is relevant voor hun toekomstige werkomgeving bij Sharp of de toekomstige verstrekking van arbeidsvoorwaarden, of met de uitdrukkelijke toestemming van de persoon, wanneer het verzamelen van dergelijke informatie wettelijk is toegestaan. 

Onze wervingstools en websites bevatten hun eigen privacyverklaringen waarin wordt uitgelegd waarom en hoe persoonsgegevens door die sollicitaties worden verzameld en verwerkt. We moedigen personen die onze wervingstools en websites gebruiken aan om de privacyverklaringen te raadplegen die beschikbaar zijn op die tools en websites.

5.9 Leveranciers 
We verwerken persoonsgegevens over onze leveranciers (inclusief onderaannemers en personen die verbonden zijn aan onze leveranciers) om onze relatie en ons contract te beheren en om diensten van onze leveranciers te ontvangen.

De persoonsgegevens die we verwerken, zijn over het algemeen beperkt tot contactgegevens (naam, naam van werkgever, telefoon, e-mail en andere contactgegevens) en financiële informatie, waaronder aan betalingen gerelateerde informatie.

5.10 Bezoekers van kantoren van Sharp 
Wanneer u een kantoor van Sharp bezoekt, verwerken wij uw persoonsgegevens om u bepaalde faciliteiten te bieden (zoals toegang tot onze gebouwen en vergaderruimtes of wifi), om de toegang tot onze gebouwen te beheren en om onze kantoren, personeel, goederen en vertrouwelijke informatie te beschermen (bijvoorbeeld door gebruik te maken van CCTV).

De persoonsgegevens die we verzamelen, zijn over het algemeen beperkt tot uw naam, contactgegevens, locatie en het tijdstip waarop u ons kantoor binnenkomt en verlaat.

•    Bezoekersregisters en toegangsbadges

We eisen dat bezoekers van onze kantoren zich aanmelden bij de receptie en we bewaren dat register van bezoekers voor een korte periode. Bezoekers van onze kantoren krijgen een tijdelijke toegangsbadge om toegang te krijgen tot onze kantoren. Onze bezoekersgegevens worden gebruikt om te verifiëren dat toegangsbadges worden geretourneerd, om een beveiligingsincident te onderzoeken en voor nooddoeleinden (bijvoorbeeld als een kantoor moet worden geëvacueerd).

•    Wifi

We controleren en registreren verkeer op onze wifi-netwerken. Dit stelt ons in staat om beperkte informatie over het netwerkgedrag van een gebruiker te zien, maar omvat ook de mogelijkheid om minstens de bron- en bestemmingsadressen te zien van en naar waar de gebruiker verbinding mee maakt.

•    CCTV

Sharp gebruikt CCTV-bewaking waar dit wettelijk is toegestaan. CCTV-beelden worden veilig opgeslagen en zijn alleen toegankelijk op een need-to-know-basis (bijvoorbeeld om een incident te onderzoeken). 

6. Doeleinden en rechtsgronden voor verwerking 

We beperken het verzamelen van persoonsgegevens tot alleen datgene wat absoluut noodzakelijk is om onze wettelijke of zakelijke verplichtingen na te komen. In sommige gevallen kan het verstrekken van persoonsgegevens echter gedeeltelijk wettelijk verplicht zijn (bijv. belastingregelgeving), dan is het nodig als onderdeel van contractuele onderhandelingen of als onderdeel van het verlenen van een dienst. 

Hieronder beschrijven we:
•    De doeleinden waarvoor we uw persoonsgegevens verzamelen en;
•    De rechtsgrondslag die ons in staat stelt om uw persoonsgegevens te verwerken
 

Soort gegevens
Doeleinden voor verwerking 
Rechtsgrond voor de verwerking
Bezoekers van sharp.nl •    Om onze site te beheren, inclusief om uw identiteit te bevestigen en te verifiëren, en onbevoegde toegang tot beperkte gebieden van onze site te voorkomen

•    Om uw browse-ervaring te personaliseren en te verrijken door inhoud weer te geven die waarschijnlijk relevanter en interessanter voor u is

•    Om de gegevens van bezoekers van onze site te analyseren

•    Om het bedrijf, de organisatie, instelling of instantie te bepalen waarvoor u werkt of waarmee u op een andere manier verbonden bent

•    Om ons bedrijf en onze diensten te ontwikkelen

•    Om u te voorzien van marketingcommunicatie

•    Om benchmarking en gegevensanalyse uit te voeren (bijvoorbeeld met betrekking tot het gebruik van onze site en demografische analyses van bezoekers van onze site)

•    Om te begrijpen hoe bezoekers de functies van onze site gebruiken

•    Om naleving van de toepasselijke gebruiksvoorwaarden te controleren en af te dwingen

•    Om kwaliteits- en risicobeheerbeoordelingen uit te voeren

•    Elk ander doel waarvoor u informatie aan Sharp heeft verstrekt
•    Ons rechtmatig belang bij de effectieve levering van informatie en diensten aan u en de effectieve en wettige werking van onze bedrijven

•    Ons rechtmatig belang bij het ontwikkelen en verbeteren van onze site en uw gebruikerservaring

•    Expliciete toestemming van de bezoeker

 
Klanten •    Om diensten aan u te leveren

•    Om onze relatie te beheren en contractuele relaties te onderhouden

•    Voor boekhoudkundige en fiscale doeleinden
 
•    Voor marketing en bedrijfsontwikkeling

•    Om te voldoen aan onze wettelijke en regelgevende verplichtingen

•    Om wettelijke rechten vast te stellen, uit te oefenen of te verdedigen

•    Voor historische en statistische doeleinden

 
•    Uitvoering van een contract

•    Ons rechtmatig belang bij de effectieve levering van informatie en diensten aan u en de effectieve en wettige werking van onze bedrijven

•    Ons rechtmatig belang bij het nakomen van een contract tussen u en Sharp

 
Contacten in onze CRM-systemen •    Om u informatie te verstrekken over onze producten en diensten

•    Voor marketing en bedrijfsontwikkeling 

•    Om onze relatie te beheren en contractuele relaties te onderhouden
•    Expliciete toestemming van de zakelijke contactpersoon

•    Ons rechtmatig belang bij het beheren van de relatie met onze zakelijke contacten en het verstrekken van informatie over Sharp, onze diensten en evenementen die we organiseren
Deelnemers van evenementen van Sharp  •    Om u informatie te verstrekken over onze producten en diensten

•    Voor marketing en bedrijfsontwikkeling 

•    Om de deelname aan het evenement en de facilitering ervan te beheren 
 
 Expliciete toestemming van de deelnemer

•    Ons rechtmatig belang bij het organiseren van evenementen en het beheren van het registratieproces voor dergelijke evenementen

•    Ons rechtmatig belang bij het beschermen van onze mensen, bedrijfsmiddelen en informatie, en om te voorkomen dat onbevoegde mensen toegang krijgen tot externe evenementen van Sharp

•    Ons rechtmatig belang bij het verstrekken van informatie over Sharp, onze diensten en de evenementen die wij organiseren
Personen die onze platforms en applicaties gebruiken  •    Om onze relatie te beheren en contractuele relaties te onderhouden

•    Om de toegang tot onze platformen en applicaties te vergemakkelijken 
•    Ons rechtmatig belang bij de effectieve levering van informatie en diensten aan u en de effectieve en wettige werking van onze bedrijven

•    Ons rechtmatig belang bij het nakomen van een contract tussen u en Sharp

•    Expliciete toestemming van de eindgebruiker van het platform/de applicatie
Personen die onze sociale mediasites, sociale media plug-ins en tools bezoeken •    Om u informatie te verstrekken over onze producten en diensten

•    Voor marketing en bedrijfsontwikkeling 

•    Voor werving en promotie van het merk Sharp

 
•    Ons rechtmatig belang bij het promoten van diensten en merken van Sharp

•    Ons rechtmatig belang bij het aantrekken, identificeren en werven van talent

•    Ons rechtmatig belang om uw website-ervaring te verbeteren en onze diensten te optimaliseren

 
Personen die via e-mail corresponderen met Sharp •    Om u een oplossing te bieden voor uw vraag of verzoek 

•    Voor informatiebeveiligingsdoeleinden 
•    Ons rechtmatig belang bij het beschermen van onze IT-infrastructuur tegen onbevoegde toegang of gegevenslekken

•    Ons rechtmatig belang bij het analyseren van e-mailverkeer
Sollicitanten •    Voor wervings- en talentselectiedoeleinden

•    Om de selectie en onboarding van sollicitanten te vergemakkelijken 

•    Om te voldoen aan onze wettelijke en regelgevende verplichtingen

•    Om wettelijke rechten vast te stellen, uit te oefenen of te verdedigen

•    Om uw account te beheren tijdens het sollicitatieproces, inclusief het uitvoeren van antecedentenonderzoeken, indien van toepassing

•    Voor statistische doeleinden 

•    Expliciete toestemming van de kandidaat
•    Ons rechtmatig belang bij het aantrekken, identificeren en werven van talent

•    Ons rechtmatig belang om sollicitaties voor functies bij Sharp te verwerken en te beheren, inclusief het screenen en selecteren van kandidaten

•    Ons rechtmatig belang om kandidaten aan te nemen en in dienst te nemen door een aanbod te doen aan succesvolle kandidaten en screeningscontroles voorafgaand aan indiensttreding

•    Ons rechtmatig belang om onze carrièrewebsites te beheren (inclusief het uitvoeren van statistische analyses)

•    Naleving van een wettelijke of regelgevende verplichting (bij het uitvoeren van achtergrondcontroles om te garanderen dat een kandidaat in aanmerking komt om te werken)

Leveranciers •    Voor het beheer van onze relatie en contract, inclusief het beheer van betalingen en schuldvordering

•    Om te voldoen aan onze wettelijke en regelgevende verplichtingen

•    Om wettelijke rechten vast te stellen, uit te oefenen of te verdedigen
 
•    Uitvoering van een contract

•    Naleving van een wettelijke of regelgevende verplichting

•    Ons rechtmatig belang bij het beheren van betalingen, vergoedingen en kosten, en om geld dat verschuldigd is aan Sharp te innen en terug te vorderen

•    Ons rechtmatig belang bij het beschermen tegen Sharp dat onbedoeld de opbrengsten van criminele activiteiten behandelt of helpt bij andere onwettige of frauduleuze activiteiten 
 
Bezoekers van kantoren van Sharp •    Voor het beheer van bezoekerstoegang tot gebouwen van Sharp 

•    Voor het beschermen en beveiligen van onze gebouwen, werknemers en informatie

•    Om te voldoen aan onze wettelijke en regelgevende verplichtingen

•    Om wettelijke rechten vast te stellen, uit te oefenen of te verdedigen
 
•    Ons rechtmatig belang bij het beschermen van onze kantooromgevingen, personeel, goederen en vertrouwelijke informatie

•    Ons rechtmatig belang bij het voorkomen en opsporen van criminaliteit en het vaststellen, uitoefenen en verdedigen van juridische claims
 

 

7. Hoe we uw persoonsgegevens delen

Wij delen uw persoonlijke informatie met de volgenden:
•    Ons personeel: Uw persoonsgegevens worden ingezien door ons personeel, maar alleen wanneer dit nodig is voor hun functie.
•    Bedrijven in dezelfde groep bedrijven als wij: Om u een dienst te verlenen.
•    Partners en dealers: Voor het beantwoorden van vragen die u heeft over producten en diensten die niet rechtstreeks door Sharp worden geleverd.
•    Externe dienstverleners: Sharp maakt gebruik van externe dienstverleners om bijvoorbeeld informatietechnologie en andere administratieve ondersteuningsdiensten te ondersteunen. Onze dienstverleners zijn contractueel verplicht om de juiste niveaus van beveiliging en gegevensbescherming te handhaven. 
•    Wetshandhavings- en regelgevende instanties: als we verplicht zijn om uw Persoonsgegevens bekend te maken of te delen om te voldoen aan een wettelijke verplichting of een wettelijke vereiste. 

8.  Wijzigingen in zakelijk eigendom en controle 
Wij kunnen de in dit Privacybeleid beschreven informatie overdragen, verkopen of toewijzen aan derden als gevolg van een verkoop, fusie, consolidatie, verandering van zeggenschap, overdracht van activa of reorganisatie van ons bedrijf. Wanneer we betrokken zijn bij een fusie, overname of verkoop van activa, zullen we uw gegevens altijd verwerken in overeenstemming met uw rechten en vrijheden en onderworpen aan vertrouwelijkheidsovereenkomsten tussen de partijen.

9.  Overdracht van persoonsgegevens 

Sharp-bedrijven zijn actief op verschillende locaties over de hele wereld. Sommige delen van onze interne infrastructuur zijn gecentraliseerd, waaronder het leveren van informatietechnologiediensten. We kunnen ook persoonsgegevens overdragen aan derden (en hun gelieerde ondernemingen) die de hierboven genoemde aanvullende diensten aan Sharp leveren. 

Daarom worden uw persoonsgegevens soms overgedragen buiten het rechtsgebied waarin ze zijn verzameld en opgeslagen. Dit geldt ook voor landen buiten de Europese Economische Ruimte (EER) en het Verenigd Koninkrijk (VK). Wanneer een dergelijke overdracht vereist is, nemen we passende beveiligings- en juridische maatregelen om de veiligheid en beveiliging van persoonsgegevens te waarborgen. Sharp heeft passende overeenkomsten voor gegevensoverdracht binnen de groep geïmplementeerd, wat voorziet in een juridisch bindende en afdwingbare verplichting om persoonsgegevens binnen de Sharp-bedrijfsgroep te beschermen. Wanneer persoonsgegevens worden overgedragen aan een externe dienstverlener, zorgen we er ook voor dat er juridisch bindende contractuele bescherming is, in overeenstemming met de AVG en andere toepasselijke wetgeving voor gegevensbescherming. 

10.  Uw rechten 

U heeft de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

•    Om toegang te krijgen tot de persoonsgegevens die Sharp over u bewaart
•    Om uw persoonsgegevens te laten corrigeren, bijvoorbeeld als ze onvolledig of onjuist zijn
•    Om u op elk moment af te melden voor het ontvangen van marketingcommunicatie
•    Om de verwerking van persoonsgegevens te beperken, er bezwaar tegen te maken of om te verzoeken om het wissen van persoonsgegevens (in bepaalde omstandigheden en onder voorbehoud van de toepasselijke wetgeving)
•    Om een kopie te ontvangen van de persoonsgegevens die u aan Sharp heeft verstrekt, in een gestructureerd, algemeen gebruikt en machinaal leesbaar formaat (bekend als “gegevensportabiliteit”), met inachtneming van de toepasselijke wetgeving
•    Wanneer u vrijwillig persoonsgegevens heeft verstrekt of op een andere manier heeft ingestemd met het gebruik ervan, heeft u het recht om uw toestemming in te trekken
•    Het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens  

Om uw rechten op een van de bovenstaande zaken uit te oefenen of om een klacht in te dienen over een vermeende inbreuk op de wetgeving voor gegevensbescherming, kunt u contact met ons opnemen via 030-6359500.

11. Beveiliging

Sharp heeft passende organisatorische en technische controles geïmplementeerd om de vertrouwelijkheid en veiligheid van de informatie die zij tijdens haar activiteiten verkrijgt te beschermen. Al onze diensten en processen zijn conform de hoogste standaarden ontworpen en worden regelmatig getoetst aan de ISO 9001 en ISO 27001. De toegang tot dergelijke informatie is beperkt en er zijn beleidslijnen en procedures die zijn ontworpen om de informatie te beschermen tegen verlies, misbruik en ongepaste openbaarmaking. 

12. Bewaring 

Ons beleid is om persoonsgegevens alleen te bewaren zolang dit nodig is voor de doeleinden die worden beschreven in sectie 5 van dit Privacybeleid “Doelen en rechtsgronden voor verwerking”. Houd er rekening mee dat bewaartermijnen variëren in verschillende rechtsgebieden en zijn vastgesteld in overeenstemming met lokale wettelijke en professionele bewaringseisen.

13. Updates van dit beleid 

We kunnen dit privacybeleid van tijd tot tijd bijwerken om wijzigingen weer te geven in de manier waarop we persoonsgegevens verwerken (bijv. als we nieuwe systemen of processen implementeren die het nieuwe gebruik van persoonsgegevens omvatten) en om informatie die we in deze kennisgeving hebben verstrekt te verduidelijken. Onze wijzigingen zullen in overeenstemming zijn met de toepasselijke wetgeving voor gegevensbescherming.

We raden u aan om van tijd tot tijd te controleren op updates van deze kennisgeving, maar we zullen u rechtstreeks op de hoogte stellen van wijzigingen in deze kennisgeving of de manier waarop we uw persoonsgegevens gebruiken wanneer we wettelijk verplicht zijn om dit te doen.

Documentcontrole

1. Geschiedenis amendement
 

Auteur
Datum van uitgifte
Versienr.
Reden voor wijziging
Maria Watson April 2021 1.0 N.v.t. (eerste versie)
Maria Watson Juli 2022  2.0 De contactgegevens van SEG herzien en bijgewerkt; het beleid opnieuw uitgegeven

2. Matrix voor verantwoordelijkheid

Auteur
Verantwoordelijkheid
DPISO April 2021Controleer volledigheid, nauwkeurigheid en geschiktheid voor het doel; bekijk en wijzig indien nodig en beheer de controleversie
DPO-leiders Verantwoordelijk voor naleving en controle van het lokale privacybeleid
SISEMarketing Verantwoordelijk voor de verspreiding van het beleid onder lokale marketingcontactpersonen/personen die verantwoordelijk zijn voor de inhoud van de website van het land 
Lokale marketingmanagers

Verantwoordelijk voor het uploaden van de juiste landversie van het beleid op basis van het Europese beleidssjabloon 

3. Distributielijst 

Naam
Positie
Leiders gegevensbescherming Vermeld in sectie 2 hierboven
Lokale marketingmanagers Vermeld in sectie 2 hierboven
SISE Marketing Vermeld in sectie 2 hierboven