Document Capture

Digitaliseer documenten met gemak

Het digitaliseren van documenten is een doel voor elke organisatie. Het kan bijvoorbeeld gaan om het opslaan van oude documenten naar een digitale versie, of nieuw ontvangen papierwerk vastleggen en toevoegen aan een automatisch proces. In allebei de situaties heeft een kantoorprinter Document Capture Software nodig om de taak te voltooien.

Hoewel je een printer of kopieerapparaat met speciale scanners nodig hebt om documenten te scannen, is Document Capture Software onmisbaar. Het zorgt ervoor dat jouw documenten veilig en efficiënt worden opgeslagen, gedeeld, beheerd en verwerkt via jouw workflows.

Three colleagues reviewing on-screen content

Documenten eenvoudig digitaliseren

Of het nu gaat om het scannen van facturen of het automatiseren van jouw binnenkomende post, de overstap van papier naar digitaal kan een tijdrovende taak zijn. Documenten moeten worden gescand, een naam krijgen, gearchiveerd, geïndexeerd, gedeeld en opgeslagen: er lijkt geen einde aan te komen. Met Document Capture Software automatiseer je het hele proces, waardoor je tijd en geld bespaart.

Door deze software worden je bestanden geïndexeerd, waardoor je eenvoudig door middel van zoekwoorden je documenten kunt terugvinden. Daarnaast zorgt het ervoor dat er vastgelegd wordt wie er iets aanpast in een document, wat deze aanpassingen zijn en wanneer deze gedaan zijn. Zo kun je ook oudere versies herstellen. De software zorgt ervoor dat je documenten kunt scannen en deze gelijk in de goede map opslaat of via e-mail naar de juiste persoon verstuurt.

En door een volledig auditspoor te creëren van elk document dat je vastlegt met een printer, zorgt de Document Capture Software ervoor dat jouw organisatie een nalevingsvriendelijk auditspoor creëert.

Product-Photocopier -MX-6071-colour scanning

Automatisch documenten verwerken

Hoe hightech je bedrijf ook is, menselijke fouten liggen altijd op de loer. Document Capture Software zorgt ervoor dat fouten niet tot grote problemen kunnen uitgroeien. Als er een document ontbreekt, weet je precies waar je het kunt vinden.

Door de metatags en inhoud van documenten te scannen, indexeert Document Capture Software op slimme wijze jouw documenten zodat je ze snel kunt terugvinden. Dankzij routeringsopties stuur je jouw documenten precies daarheen waar ze nodig zijn. Het scannen van facturen en gegevens betekent dat zelfs gevoelige documenten kunnen worden verzonden naar teams die ze nodig hebben. Deze sla je veilig op als pdf’s met wachtwoordbeveiliging.

Product-Drivve Image Software on MFP panel

Ontworpen voor alle afdelingen

Niet alleen specifieke afdelingen kunnen profiteren van document management, maar het hele kantoor kan worden opgenomen in jouw processen. Hierdoor maakt iedereen optimaal gebruik van de bedrijfssoftware.

Een betrouwbare manier om scans van hoge kwaliteit te maken en te verwerken, je papiergebruik te verminderen en op een duurzame manier te werken.

Woman using tablet with colleagues at desks

Ontdek onze Document Capture Software

Ontdek hoe je de productiviteit in jouw bedrijf verbetert.