Onze mensen
We richten ons op opleiding, ontwikkeling en welzijn van onze medewerkers.
Invoering competentiemanagement
Ambities
In FY2023 hebben we een nieuw competentiemanagementsysteem ingevoerd. Hiermee hebben medewerkers inzicht in de ontwikkelingen binnen de huidige functie en heeft de organisatie inzicht in de opleidingswensen en ambities voor de toekomst. Wij vinden het belangrijk hierover regelmatig met elkaar in gesprek te gaan. Voorheen werd één keer per jaar een gecombineerd functionerings- en beoordelingsgesprek gevoerd tussen medewerkers en leidinggevenden dat formeel vastgelegd werd. Uiteraard zijn er wel vaker werkoverleggen. Nu worden de medewerkers beter gefaciliteerd om tijdens een werkoverleg ook competentieontwikkeling aan de orde te laten komen en dat eenvoudig vast te leggen.
Naast voorlichting van de medewerkers en training van leidinggevenden, is de 'MyCareer app' beschikbaar gekomen om de stand van zaken in te vullen en bij te houden. In FY2023 is Sharp Electronics Benelux gestart met de ‘Gelukswijzer’. In het gesprek, dat alleen door de medewerker voorbereid werd, kwamen onderwerpen als werkplezier, vitaliteit en persoonlijk leiderschap aan de orde. Het was wel even wennen ook over deze onderwerpen met elkaar in gesprek te gaan, maar iedereen heeft het als positief ervaren.
In FY2024 gaan de eerste ‘MyCareer’ gesprekken gevoerd worden waarbij wordt stilgestaan bij competenties, doelstellingen en ambities. Dit gesprek wordt dan zowel door de medewerkers als leidinggevenden voorbereid. Met deze stap naar een nieuw competentiemanagement geven we ook invulling aan onze doelstelling ‘Een werkomgeving ontwikkelen waar nog meer ruimte is voor groei en het benutten van capaciteiten van onze medewerkers’.
Opleiding en ontwikkeling
Er werd altijd al veel aandacht besteed aan opleiding en ontwikkeling. Zo is er in FY2023 €41.199 besteed aan opleidingen. Dit werd met name ingezet voor vaardigheidstrainingen (67%), gevolgd door kennisgerichte trainingen (21%). Daarnaast waren er de verplichte veiligheidstrainingen voor BHV-ers. Los daarvan hebben alle medewerkers de gelegenheid om online cursussen te volgen via de apps ‘Lekker bezig’ en ‘Good habitz’. Technische trainingen voor sales en service medewerkers in verband met updates van de producten worden verzorgd via de eigen trainingsportal van Sharp, de ‘Sharp Academy’.
Gelukswijzer
Hoe is het om bij Sharp te werken?
Petra Kuiper werkt inmiddels 5 jaar als Programmamanager bij Sharp Electronics Benelux. Wat ze met name prettig vindt aan haar baan bij Sharp is het goede teamwerk. Ze zorgt onder andere voor de begeleiding van Europese aanbestedingen, waarvoor ze uiteenlopende informatie van collega’s nodig heeft om een goede offerte voor klanten op te kunnen stellen. Deze informatie loopt van technische informatie over de producten, tot prijzen en duurzaamheidsinformatie. Sharp Electronics Benelux is onderdeel van een grote internationale organisatie, maar in de Benelux is het overzichtelijk om samen te werken met ongeveer 75 collega’s. Naast dat collega’s voor elkaar klaar staan, is er ook een goede sfeer.
Sinds corona is er een goed thuiswerkbeleid opgesteld. Petra werkt gemiddeld 3 dagen op kantoor en de overige dagen werkt zij thuis of heeft ze afspraken bij klanten. Petra zorgt er wel voor dat zij, met name in de periode dat complexe offertes opgesteld moeten worden, zeker 4 dagen per week op kantoor is. Op die manier kan zij makkelijker met collega’s schakelen. Die flexibele regeling voor kantoor en thuiswerken betekent voor Petra ook dat zij een goede werk-privébalans kan houden.
Hoe bevalt het nieuwe competentiemanagement?
Iets waar Petra als werknemer ook mee te maken heeft, is het onlangs gelanceerde competentiemanagement. Tijdens de kick-off in april 2023 is hierover een presentatie gegeven door HR. Petra heeft zich toen samen met een collega aangemeld om het gebruik van de nieuwe app te testen en input te geven voor verbeteringen. Nu gebruikt zij de app en met name de Gelukswijzer vond ze leuk om in te vullen.
Wat Petra vooral handig vindt van dit systeem is dat verslaglegging van een gesprek met de manager direct beschikbaar is, omdat je het eenvoudig kunt terug lezen in de app. Voor die tijd werd een verslag eerst afgedrukt, wat daarna ondertekend moest worden en vervolgens bij HR bewaard werd. De insteek vanuit HR voor deze nieuwe benadering was dat er frequenter overleg zou zijn over competenties tijdens de werkoverleggen. Petra heeft maandelijks overleg met haar manager over de lopende zaken, en dan is inderdaad haar competentieontwikkeling een terugkerend specifiek agendapunt. Ze verwacht dat er nog wel een jaarlijks moment komt voor evaluatie. Momenteel is zij overigens niet actief gericht op het ontwikkelen van nieuwe competenties. Ze vindt haar werk uitdagend en leuk. Daarbij waardeert ze vooral dat ze werkt met een leuk team!
Personeelsontwikkeling
Het totaal aantal personeelsleden is in FY2023 licht gegroeid met 3%, met name op onze locatie in Mechelen (België). Daarnaast zijn wij in FY2023 van start gegaan met onze nieuwe dienstverlening IT Services. Er zijn 14 nieuwe collega’s verwelkomt en van 12 collega’s is er afscheid genomen in de Benelux.
Dit heeft onze man-vrouw verhouding op 88,5%: 11,5% gebracht (in FY2022 was dit 88,2%:11,8%). We kunnen vaststellen dat er de afgelopen jaren in totaal geen grote veranderingen zijn in het aantal personeelsleden. Daarnaast hebben wij een groep medewerkers die al langere tijd bij ons werken (jubilea van 25 jaar zijn geen uitzondering). Dat zegt natuurlijk wel iets over Sharp als werkgever maar hierdoor er weinig ruimte de diversiteit van het personeelsbestand qua man-vrouw verhouding te vergroten; wat we uiteraard wel graag zouden willen. We hebben wel een personeelsbestand met verschillende culturele achtergronden. Voor de invulling van vacatures maken wij weinig gebruik van uitzendbureaus omdat wij uitsluitend werkzaamheden voor langere termijn hebben en kandidaten op een andere manier werven. Wij gebruiken hierbij LinkedIn of een werving en selectiebureau.
Gezondheid en vitaliteit
Gezondheid van de medewerkers wordt op verschillende manieren gemonitord: via het monitoren van ziekteverzuim, een Risico-Inventarisatie en -Evaluatie (RI&E), en er wordt een persoonlijk Preventief Medisch Onderzoek (PMO) aangeboden. Het PMO wordt tweejaarlijks gehouden voor al onze medewerkers, waar zij op vrijwillige basis aan mee kunnen doen. Eén van onze doelstellingen in ons MVO beleid FY2023-FY2025 is immers ook ‘Goede gezondheid en welzijn voor onze medewerkers blijven onder de aandacht houden’.
Ons ziekteverzuim was in FY2023 gemiddeld 5,57% (7,86% in Nederland en 3,28% in België). Dat was hoger dan in FY2022, toen was het 3,49% (5,68% in Nederland en 1,30% in België). Ter vergelijking: het totale ziekteverzuim was in Nederland in 2023 gemiddeld 4,8% voor alle werkenden (CBS, 2024). In België was het ziekteverzuim gemiddeld 6,28% voor kort- en middellang verzuim van alle werkenden uit de private sector (SD Worx, 2024). We hebben helaas met een aantal langdurig zieken te maken, naast het reguliere kortdurende ziekteverzuim. Op een vrij kleine organisatie heeft dat gelijk een redelijk groot effect op het percentage. Er hebben zich gelukkig geen incidenten of ongevallen voorgedaan.
Voor onze organisatie, die een verkoop- en onderhoudsdiensten levert, zijn er geen grote veiligheidsrisico’s. Waar wij ons met name op richten is de ontwikkeling en mentale vitaliteit van onze medewerkers. Zo bieden wij in het programma Lekker Bezig meer dan 1000 trainingsmodules aan waar ook vaardigheidstraining inzitten zoals ‘omgaan met balans’, ‘communicatie’ en gezondheid in het algemeen. Daarnaast kan er, als een medewerker dat nodig heeft, coaching geboden worden.
In FY2022 en FY2023 hebben wij ook extra aandacht geschonken aan de vitaliteit van onze medewerkers die veel onderweg zijn om service aan onze klanten te bieden. Zo zijn hun auto’s nu uitgerust met een luxere stoel die in meer dan de gebruikelijke standen versteld kan worden. Daarnaast hebben zij van een ergotherapeut instructies gekregen over hoe ze deze autostoel moeten instellen. Dit werd gecombineerd met instructies over hoe zij het beste kunnen tillen, om zo hun werk kunnen doen zonder hun lichaam onnodig te belasten. Uiteraard worden deze instructies ook aan nieuwe medewerkers gegeven.
Persoonlijke ontwikkeling, vitaliteit en duurzame inzetbaarheid is per FY2023 ook onderdeel geworden van competentiemanagement, zodat er ruime gelegenheid is om deze te bespreken tussen medewerker en leidinggevende.
De algemene trend in de uitkomst van het Preventief Medisch Onderzoek in FY2023 is dat er nog veel gezondheidswinst kan worden behaald door het veranderen van leefstijl door medewerkers, zoals meer bewegen, meer ontspannen, gezond eten of stoppen met roken. We gaan ons erover beraden in FY2024 hoe wij als organisatie de medewerkers hierin kunnen ondersteunen.
Medewerkerstevredenheidsonderzoek
In FY2023 is er ook een medewerkerstevredenheidsonderzoek uitgerold. Dit wordt tweejaarlijks gedaan, vanuit Sharp Electronics Europe. De resultaten zijn hiernaast af te lezen.
We zijn blij dat 77% van onze medewerkers vindt dat hij of zij zich goed kan ontwikkelen bij de organisatie (bloeien) en dat 71% een grote betrokkenheid hebben. We willen in de toekomst echter wel hoger scoren. Daarom gaan wij actief met de resultaten uit het onderzoek aan de slag. Op ‘ESG’ gebied (Environment, Social en Governance) valt het met name op dat medewerkers tevreden zijn over gelijke behandeling, onafhankelijk van leeftijd, familie/burgerlijke staat, geslacht, handicap, ras/kleur, religie of seksuele geaardheid.
Er zal in FY2024 nog meer aandacht uitgaan naar samenwerking binnen het hele bedrijf. We gaan dit onder doen door de afdeling overstijgende workflow verder te ondersteunen, net zoals in FY2023 de workflow van sales weer helemaal is herzien en opnieuw digitaal is ondersteund. Om de onderlinge verbinding in informele setting te bevorderen, worden er naast de bedrijfsbrede activiteiten die altijd al enkele keren per jaar georganiseerd werden, ook maandelijkse donderdagmiddagborrels georganiseerd.
Flexibel werken en communicatie
Om flexibel werken te combineren met samenwerken is er sinds corona de zogenaamde ‘2+3 regeling’ van kracht: maximaal twee dagen thuis en minimaal drie dagen op kantoor werken. Het blijkt dat met name de dinsdagen en donderdagen populair zijn om naar kantoor te komen. Sommige van de medewerkers werken inderdaad graag thuis, ook in verband met reistijd. Anderen geven er de voorkeur aan om vrijwel volledig op kantoor te werken.
Sharp werkt al sinds de verhuizing uit Houten naar Utrecht in FY2019 volledig digitaal, naast dat er fysieke werkoverleggen zijn. Om algemene zaken met iedereen te kunnen communiceren wordt er gebruik gemaakt van een online bulletinboard van Sharepoint en worden er e-mails rondgestuurd. Nu de app voor competentiemanagement in FY2023 is gelanceerd, heeft HR onderzocht hoe deze app als intern communicatiekanaal gebruikt kan worden waarbij ook gekeken is hoe de toegang tot algemene informatie vereenvoudigd kan worden. Deze algemene informatie is dan bijvoorbeeld het Personeelshandboek (Nederland) of Arbeidsreglement (België), of andere ondersteunende informatie. Door een app te gebruiken wordt de toegang tot alle informatie vereenvoudigd. Je kunt een app immers installeren op een tablet of telefoon en je hoeft dan niet met internet verbonden te zijn. In FY2024 zal dit verder uitgerold worden als nieuw intern communicatieplatform. Sharp Electronics Benelux maakt hierbij overigens dankbaar gebruik van de ervaringen van andere Sharp-organisaties en relaties. Zo zijn er periodiek bijeenkomsten van alle HR managers op Europees niveau, waar kennis en ervaringen gedeeld worden, net zoals op andere disciplines.
Interne gedragscode
Er is vanuit Sharp Corporation, onze internationale moedermaatschappij, een intern 'Handvest voor verantwoord ondernemen' vastgesteld voor alle medewerkers. Deze wordt onder andere beschikbaar gesteld aan al onze medewerkers in Nederland en België via de personeelshandboeken. Hierin zijn richtlijnen over de volgende onderwerpen opgenomen:
- Eerlijk en open management
- Continu verhogen klanttevredenheid (inclusief aandacht voor milieu, veiligheid, kwaliteit en betrouwbaarheid)
- Openbaarmaking van relevante informatie/bescherming en beveiliging van informatie
- Bijdrage aan het behoud van het milieu wereldwijd
- Degelijke, correcte economische activiteiten
- Respecteren van mensenrechten (geen discriminatie, kinderarbeid, gedwongen arbeid)
- Creëren van een veilige, gezonde, motiverende werkomgeving (diversiteit, veiligheid)
- Goede verstandhouding met de gemeenschap (onderwijs, milieu, sociaal welzijn).
Het handvest is gebaseerd op de relevante internationale richtlijnen. Dit zijn de UN Global Compact, United Nations Guiding Principles on Business and Human Rights, ISO 26000, OESO Richtlijnen voor multinationale ondernemingen, Code of Conduct van de Responsible Business Alliance (alliantie van toonaangevende elektronische bedrijven in de wereld), Universele verklaring van de rechten van de mens en ILO fundamentele arbeidsrechten.
