Het maakt niet uit hoe digitaal jouw bedrijf is, je kunt niet zonder papier. Maar waar vroeger een scanner, een printer, een kopieermachine én een fax de werkvloer vulden, staat tegenwoordig één apparaat: de multifunctionele printer (MFP). De technologie van deze printers ontwikkelt zich razendsnel en er komen steeds meer nieuwe functionaliteiten op de markt. Overweeg je een nieuwe printer aan te schaffen? Dan helpt dit artikel je op weg naar de juiste keuze.
Zo kies je de juiste printer voor jouw bedrijf
Inventarisatie is het sleutelwoord
Wanneer tien van jouw medewerkers gebruikmaken van dezelfde printer, loont het al om een multifunctionele printer te gebruiken. Heb je een groot bedrijf, dan moet je uitgaan van circa 10 tot 15 gebruikers per printer. Om de juiste printer voor jouw bedrijf te kiezen is het belangrijk eerst inzichtelijk te krijgen hoe dit apparaat wordt gebruikt en waarvoor je het zou willen gebruiken. Hoeveel afdrukken, kopieën en scans zijn er in het afgelopen half jaar gemaakt? Deze overzichten kun je eenvoudig door jouw huidige printer laten uitdraaien. Tel hierbij ook de gegevens op van de losse printers en scanners die op bureaus staan. Een goede inventarisatie van een specialist geeft je meer inzicht en stelt je in staat om jouw apparatuur beter te laten aansluiten op de behoeftes binnen jouw organisatie.
Printen
Voor de functionaliteit ‘afdrukken’ zijn de antwoorden op de volgende vragen van belang. Worden grote bestanden of juist veel kleine documenten van een paar pagina’s geprint en in wat voor papiersoort of maat? Voor dit eerste is een printer met een hogere snelheid (meer pagina’s per minuut) wenselijk, zodat jouw medewerkers minder lang hoeven te wachten. Ook de benodigde grootte van de papierinvoer kun je hieruit afleiden. Je wil immers niet dat er vijf keer per dag papier moet worden bijgevuld. Noteer ook de afwijkende soorten, gewichten en maten die in de taken voorkomen om dit te bespreken. Laat je dus tijdens proces niet alleen goed informeren over de juiste printer, maar ook naar de extra oplossingen die een leverancier te bieden heeft.
Kopiëren en scannen
De mogelijkheden voor papierverwerking met een multifunctionele printer gaan veel verder dan de keuze tussen kleur of zwart-wit. Zo kunnen documenten die zijn vastgeniet automatisch losgemaakt worden en kopieën kunnen worden voorzien van perforatiegaten of zelfs direct worden ingebonden.
Ook de scanfunctie is uitgebreider dan alleen beeldresolutie. Tenzij je heel specifieke wensen hebt, kan een multifunctionele printer elke aparte scanner vervangen. Bovendien is er software beschikbaar die gescande tekstdocumenten opslaat als bewerkbare tekst. Deze zogeheten tekstherkenningssoftware is praktisch wanneer jouw organisatie een digitaliseringsslag wil maken. Daarnaast zijn er ook nog verschillende software mogelijkheden voor het optimaliseren van bijvoorbeeld HR, Finance of orderprocessen.
Databescherming
Jouw printer is verbonden met jouw bedrijfsnetwerk. Deze toegankelijkheid is prettig voor jouw medewerkers, maar kan ook een ongewenste ingang voor hackers zijn. Goede beveiligingsmaatregelen, bijvoorbeeld het toelaten van specifieke IP-adressen, zijn dus nodig. Laat je daarom ook goed informeren over de beveiligingsmogelijkheden en de eventuele zwakke punten in jouw netwerk!
Alles wat je kopieert, scant en afdrukt, wordt bij een multifunctionele printer op een harde schijf op opgeslagen. Deze kan zó worden ingesteld dat documenten tijdens het uitvoeren van de opdracht met een encryptie worden gecodeerd en dat zij na afloop direct van de harde schijf worden verwijderd. Daarnaast heeft iedere gebruiker een eigen beveiligde persoonlijke omgeving in het documentbeheer. Om het document af te drukken, moet hij zich eerst identificeren met bijvoorbeeld een toegangspas of een pincode. Wanneer je meerdere printers in jouw kantoorgebouw hebt, kun je kiezen voor een ‘follow me’-systeem. Wanneer je op een andere plek in het gebouw bent dan jouw normale werkplek, kun je jezelf bij elke printer in jouw omgeving aanmelden en direct afdrukken.
Tip van de dag!
De oplevering en goede installatie van de printer vindt altijd plaats in samenwerking met jouw ICT-medewerker(s). Eventuele hordes in de integratie met het bedrijfsnetwerk zijn dan snel genomen. Om te zorgen dat medewerkers snel met de nieuwe printer kunnen werken, is het handig om een aantal key-users te selecteren. Dit zijn de mensen die vaak printen en het niet erg, of zelfs leuk, vinden om kleine printproblemen van hun collega’s op te lossen en te zorgen dat alles volledig naar wens werkt.
Benieuwd naar de mogelijkheden voor jouw organisatie? Laat je vrijblijvend informeren!
